Как выбрать систему управления персоналом — 7 ошибок, которые стоят компаниям миллионы
За многие годы работы в компаниях «МОЛГА Консалтинг» и IBS, занимаясь внедрением различных систем управления персоналом, я наблюдал множество проектов — как успешных, так и провальных. Сегодня хочу поделиться реальными кейсами ошибок, которые совершают компании при автоматизации HR-процессов, и уроками, которые из них следует извлечь.
Кейс 1. Когда экономия на персонале обходится дороже системы
Крупная нефтяная компания внедрила общий центр обслуживания (ОЦО) на базе одной из лучших систем управления персоналом. Результаты впечатляли — штат сотрудников, отвечающих за кадровый документооборот и расчет заработной платы, сократился на две трети. Компания демонстрировала показатели лучше европейских аналогов на конференциях.
Однако в погоне за дальнейшей оптимизацией руководство ОЦО решило перевести расчет зарплаты на более дешевых сотрудников. Команда отдела была нестабильной, экспертизы не хватало. Результат оказался катастрофическим — однажды треть сотрудников компании получили неверные расчеты заработной платы, а некоторым вообще не выплатили зарплату.
Урок. Какую бы совершенную систему управления персоналом вы ни внедрили, без квалифицированного кадрового обеспечения ваши процессы находятся под угрозой. Экономия на персонале может обернуться колоссальными потерями.
Кейс 2. Когда игнорируют пользовательский опыт
Крупная производственная компания готовилась к IPO и решила автоматизировать управление финансами и персоналом, в том числе. Финансовый директор был основным заказчиком проекта. Бизнес-процессы HR описали, консультанты провели обучение, несколько месяцев система работала в двойном режиме со старой.
Полгода после перехода на новую систему финансовый директор был доволен — отчеты он получал мгновенно. Но когда потребовался нетиповой отчет для IPO, выяснилось, что его подготовка займет три дня вместо нескольких минут.
Причина оказалась неожиданной — система была внедрена технически правильно, но процессы внесения данных и навигации были настолько сложными, что HR-сотрудники продолжали работать в старой системе, а затем переносили данные в новую. Жалобы на неудобство интерфейса на этапе внедрения и обучения финансовый директор игнорировал, считая их блажью.
Урок. При внедрении любой системы критически важно учитывать обратную связь от пользователей. Неудобство использования может полностью нивелировать эффективность даже самой современной технологии.
Кейс 3. Опасности неполной миграции данных
Относительно крупный банк внедрял систему управления персоналом. Поскольку банк работал стабильно, многие сотрудники трудились там более 10 лет.
С расчетом заработной платы и кадровым документооборотом все было в порядке — данные хранились централизованно. Но информация по обучению, адаптации, оценке и тестированию была разбросана по разным источникам. Данные по этим процессам велись несистемно — где-то в Word-файлах, где-то в Excel, где-то в бумажных списках.
Подрядчик на этапе внедрения внес только те данные, с которыми было удобно работать. Внутренние консультанты не отследили неполную миграцию. Через четыре месяца начались проблемы — людям предлагали пройти уже пройденное обучение, появлялись низкие оценки эффективности из-за некорректно загруженных данных по развитию компетенций.
Компании пришлось почти на полгода приостановить все процессы оценки и развития, чтобы довнести и перепроверить данные.
Урок. Неполная миграция данных может привести к гораздо более серьезным последствиям, чем простое дублирование процессов. Это может разрушить мотивацию сотрудников и доверие к системе. Особенно критично это для процессов оценки и развития персонала, где исторические данные напрямую влияют на карьерные решения и справедливость вознаграждения.
Кейс 4. Когда стандартное решение убивает уникальность
Крупный телекоммуникационный оператор долго выбирал систему управления персоналом и остановился на одном из самых функциональных облачных решений на рынке. Система охватывала практически все сферы HR-деятельности, и альтернатив подобного уровня не было.
При внедрении выяснилось, что текущая система оценки и развития персонала кардинально не совпадает с возможностями облачного решения. Пришлось значительно упростить процессы, сделать их более примитивными.
После внедрения стала наблюдаться резкая потеря мотивации сотрудников. Была утеряна аутентичность процессов, которые учитывали корпоративную культуру компании. Многие не получали нужного обучения, лишились внутренних наград и поощрений. Это привело к росту текучести кадров и падению вовлеченности.
В итоге процессы обучения и оценки вернули в старую систему, а новая облачная платформа просто отражала данные для всех сотрудников.
Урок. Если у вас есть уникальные процессы, которые напрямую влияют на вовлеченность сотрудников, но не могут быть реализованы в выбранной системе, стоит пересмотреть выбор. Потеря аутентичности корпоративной культуры может обойтись дороже, чем более сложное техническое решение.
Кейс 5. Сопротивление изменениям — тихий убийца эффективности
Крупное региональное производственное предприятие решило автоматизировать все процессы, включая HR. Внедрение прошло по всем правилам: процессы описали, оптимизировали, провели обучение сотрудников, система заработала.
Однако с первых дней стало очевидно, что производительность работы резко упала. Сначала это списывали на период адаптации к новой системе, но даже через четыре месяца эффективность не выросла.
Выяснилось, что большинство HR-сотрудников были старше 45 лет, и им было крайне сложно адаптироваться к новой системе. Они честно прошли обучение, сдали тесты, но в реальной работе их производительность кардинально снизилась. Это вызывало у них разочарование и стресс.
Первоначальное решение руководства — уволить всех «возрастных» сотрудников — к счастью, не было реализовано. Пригласили эксперта по управлению изменениями, который помог проработать сопротивление, провели дополнительное обучение. В итоге удалось сохранить команду и достичь нужной эффективности.
Урок. При внедрении любой системы автоматизации необходимо учитывать сопротивление изменениям. Оно может быть как активным, так и тихим. Именно тихое сопротивление часто наносит больший ущерб, чем открытый протест.
Кейс 6. Нехватка ключевых специалистов
Крупная ритейл-сеть решила внедрить комплексную систему управления персоналом для 15 000 сотрудников. Проект был амбициозным — автоматизация найма, адаптации, обучения, оценки и планирования карьеры.
Команда проекта состояла из IT-директора, HR-директора и внешних консультантов. Казалось, что все ключевые роли покрыты. Однако через три месяца стало ясно, что проект буксует.
Выяснилось несколько критических проблем:
- IT-директор параллельно руководил еще четырьмя проектами и мог уделять внедрению только 20% времени
- HR-директор не имел опыта работы с крупными системами автоматизации
- Внешние консультанты не понимали специфику розничной торговли
- В команде не было специалиста по управлению изменениями
- Отсутствовал технический эксперт, который мог бы оценить интеграционные возможности
Проект затянулся на полтора года вместо запланированных восьми месяцев. Бюджет превысил изначальный в два раза.
Урок. Наличие подходящих специалистов критически важно для успеха проекта. Необходимо честно ответить на вопросы: обладаем ли мы всеми необходимыми навыками? Есть ли они у нас в нужном количестве? Доступны ли специалисты в нужное время? Сотрудники, работающие на полставки или распыленные между множеством проектов, не принесут пользы.
Кейс 7. Недостаточная проверка продукта
Крупная транспортная компания выбирала систему управления персоналом для своих офисов в пяти странах. Решение принимал глобальный HR-директор, который имел положительный опыт работы с определенной системой в предыдущей компании.
Выбор был сделан быстро, без детального анализа текущих потребностей. Система отлично работала в прежней организации директора — производственной компании с четкой иерархией и стандартизированными процессами.
Однако транспортная компания имела совершенно другую специфику — проектную работу, линейно-матричную структуру, частые изменения команд, сложную систему мотивации, привязанную к результатам проектов.
После внедрения выяснилось, что система не может:
- Корректно отслеживать занятость сотрудников по проектам
- Рассчитывать сложные бонусные схемы
- Управлять матричным подчинением
- Адаптироваться к разному трудовому законодательству в разных странах
Пришлось дорабатывать систему, что заняло дополнительный год и значительные средства.
Урок. Знакомство с продуктом — распространенная, но опасная причина выбора. Контекст играет решающую роль. Инструмент, который отлично работал в одной организации, может не подойти в другой. Важно оценивать каждое решение отдельно, привлекая функциональных экспертов, технических специалистов и экспертов по закупкам.
Ключевые принципы выбора системы управления персоналом
Анализируя эти кейсы, можно выделить несколько ключевых принципов, которые помогут избежать дорогостоящих ошибок:
1. Инвестируйте в людей, а не только в технологии
Самая современная система бесполезна без квалифицированных специалистов. Планируйте бюджет не только на покупку и внедрение, но и на обучение, поддержку и развитие команды.
2. Слушайте пользователей
Обратная связь от сотрудников, которые будут работать с системой ежедневно, критически важна. Игнорирование их мнения может привести к созданию параллельных процессов и потере эффективности.
3. Уделите особое внимание миграции данных
Неполная или некорректная миграция может разрушить доверие к системе. Планируйте этот процесс детально, привлекайте экспертов и обязательно проводите тестирование.
4. Сохраняйте уникальность
Если ваши процессы являются конкурентным преимуществом и влияют на вовлеченность сотрудников, не жертвуйте ими ради универсального решения.
5. Управляйте изменениями
Сопротивление изменениям — естественная реакция. Планируйте работу с ним заранее, особенно если в команде есть сотрудники старшего возраста или с большим стажем.
6. Формируйте правильную команду
Убедитесь, что у вас есть все необходимые компетенции в команде проекта. Лучше отложить внедрение, чем запускать его с неполной командой.
7. Тщательно тестируйте продукт
Не полагайтесь на прошлый опыт или рекомендации. Каждая организация уникальна, и решение должно соответствовать именно вашим потребностям.
Заключение
Выбор и внедрение системы управления персоналом — это не только технический, но и стратегический процесс. Ошибки на этом этапе могут стоить компании не только денег, но и репутации, доверия сотрудников и конкурентных преимуществ.
Помните: технологии должны служить людям, а не наоборот. Самая совершенная система не принесет пользы, если она не учитывает потребности пользователей и особенности организации.
Планируйте внедрение как комплексный проект изменений, а не просто установку программного обеспечения. Инвестируйте в команду, процессы и культуру — только тогда новая система управления персоналом станет действительно эффективным инструментом развития вашего бизнеса.
Чтобы запросить коммерческое предложение — свяжитесь с нами