Что делать, чтобы опросы вовлеченности прошли эффективно?
За 11 лет работы мы провели уже больше тысячи опросов вовлеченности. Хотим поделиться своим опытом в их организации, чтобы они прошли эффективно.
Название опроса
О названии опроса следует подумать заранее. Это очень важный процесс, сравнимый с названием предвыборной компании президента. К нему предъявляются требования — оно должно соответствовать бренду и ценностям компании, а так же быть запоминающимся. Помните, под каким лозунгом шел Борис Ельцин на свои последние выборы «Голосуй, а то проиграешь». Это отличный пример названия, отражавший и тогдашнюю ситуацию, и несущий сильный эмоциональный призыв. В идеале нужно стремиться к такому же результату. Поэтому, если есть возможность, привлекайте людей из PR.
Вот несколько идей для названий опросов.
- Свяжитесь с нами
- Твой голос
- Твое мнение
- Ваше мнение имеет значение
- Каждое мнение/голос важен
- Ваш голос, ваше будущее
- Давайте поговорим
- Оставь свой след
- Открытый разговор
Предварительное информирование
Главная цель предварительного информирования — это привлечь внимание к опросу вовлеченности, вызвать интерес, воодушевление и поддержку. Ключ к успеху:
- Кратко рассказать, почему проводится опрос.
- Когда он стартует.
- Что в нем самое важное (выберите только одну идею).
- Почему сотрудники должны принять в нем участие.
На данный этап стоит привлечь маркетологов, чтобы они помогли вам разделить ваших сотрудников на целевые аудитории по типу мотивации. Например, руководителям можно сказать, что повышение вовлеченности по результатам опроса поможет им возглавить более успешные команды, повысит управляемость, а для специалистов, это могут быть факторы более быстрого карьерного роста или изменений условий труда.
Используйте разные каналы для связи – плакаты, почту, портал, смс и так далее, не ограничивайтесь одной электронной почтой.
Что касается сроков предварительной коммуникации, не существует определенного правила, как рано ее начинать. Если, например, у вас есть крупный глобальный опрос и вам необходимо поддерживать связь с многочисленными координаторами по регионам или другими группами заинтересованных сторон в разных местах, возможно, имеет смысл начать общение раньше, 2-3 месяца. Оптимальный строк старта предварительной коммуникации для всех остальных компаний — 4-6 недель.
Идеи по предварительному информированию
Социальные сети. Для одного из наших клиентов стал успешным кейс, когда он привлек людей, рассказав им об опросе в социальных сетях. Это было необычно и вызвало много разговоров, так как об этом узнали друзья и близкие работников.
Вовлечение лидеров мнений. В каждом коллективе есть лидеры мнений, их отличает энтузиазм (они всегда предлагают новые идеи), хорошо знает коллектив, пользуется доверием, уверенность в себе. После их выявления вам нужно заручиться поддержкой их руководителя. А для лидеров мнений следует предоставить максимально полный комплект информации об опросе и провести короткое обучение или семинар, чтобы они умели правильно донести мысль о предстоящем опросе. Назначьте координатора для работы с ними и запланируйте периодические встречи.
Выпуск внутреннего журнала. Эта была идея нашего клиента, розничной сети магазинов. Они выпустили красивый глянцевый журнал для руководителей во всех регионах, посвященный предстоящему опросу вовлеченности. Это отлично сработало, обеспечив конверсию почти в 87%, потому что руководители активно вовлекали подчиненных.
Запись видео. Напишите красивую и вдохновляющую речь для генерального или исполнительного директора и распространите запись среди сотрудников. Важно, чтобы там были ответы на следующие вопросы:
- Почему опрос важен / свяжите его с бизнес-целями и «общей картиной».
- Объясните, почему важно, чтобы каждый высказал свое мнение.
- Расскажите, как будут использоваться результаты.
- Убедите всех в конфиденциальности.
Коммуникации запуска опросов
Коммуникации при запуске опроса не нуждаются в большой поддержке и не требовательны к ресурсам. Достаточно сообщить сотрудникам несколько ключевых моментов:
- Тот факт, что опрос сейчас запущен (укажите даты открытия и закрытия).
- Где / как сотрудники могут принять в нем участие (и сколько времени это должно занять).
- Напоминание о том, почему их взгляды так важны.
- Заверения в конфиденциальности ответов.
Для оповещения достаточно использовать обычную рассылку по электронной почте. Если у вас много сотрудников в магазинах, на складах или производстве, то стоит напечатать плакаты для служебных помещений (с QR-кодами), тем самым сообщить всем, что опрос открыт.
Стимуляция прохождения опроса
Для напоминания сотрудникам об опросе, стоит использовать стандартные способы коммуникации – почта и смс. Но есть еще один прием, позволяющий подстегнуть заполняемость опросника – делать информационную рассылку или вывешивать на портал данные о том, какие предприятия или подразделения и на сколько процентов заполнили опросник. Тем самым вносится элемент соревновательности и это увеличивает число заполнивших.
Сообщения после заполнения опроса
После заполнения опроса покажите сотрудникам следующую информацию
- Благодарим сотрудников за участие в опросе.
- Когда будут готовы первичные выводы и когда будет финальный отчет.
- Какие действия будут реализованы в результате опроса.
Информирование по итогам опросов
В современном мире информации очень много и меняется она очень часто, поэтому лучшей стратегией станет предоставление информации сотрудникам как можно быстрее. Так как на изучение и формулировки выводов нужно время, то имеет информирование смысл делить на две группы
Первичные выводы – расскажите о том, сколько людей приняли участие, из каких подразделений и регионов, поблагодарите самых активных. Расскажите о забавных ситуациях и дайте несколько интересных и, желательно, неожиданных фактов, которые обнаружились в ходе опроса. Это подогреет к нему интерес со стороны сотрудников. Так же скажите, когда будет готов финальный отчет. Оптимальный срок для первичного информирования 2-3 дня после опроса, максимальный – неделя.
На подготовку финального отчета оптимально затратить не более 2-3 недель. Возможно, в это время вы не успеете провести стратегическую сессию, чтобы наметить дальнейшие действия, это не страшно. Вы можете о ее результатах рассказать и позже, в течение 1-2 месяцев.
Формат финального отчета для каждой из категорий сотрудников должен быть разный.
- Рабочие и специалисты – графическое видео на 4-5 минут или 1-2 страницы инфографики (если было видеообращение, то здесь имеет смысл его повторить, где руководитель расскажет об итогах, но не более 5 минут).
- Руководители среднего звена – основные графики и статистические выводы, но не стоит давать полный отчет, скорей всего, они его даже не откроют.
- Высшее руководство – краткий отчет по всем основным факторам исследования и как приложение полный отчет, который по нашим данным читает более 70%.
Долгосрочная коммуникация
По итогам опроса будут разработаны ряд действий, важно не забыть рассказать о них сотрудникам. Помимо стандартных рассказов и выступлений ТОП-менеджмента по итогам года, есть еще интересный прием – плакаты и наклейки, показывающие изменения.
Плакаты – как только произошло какое-то изменение, то печаталось несколько плакатов, которые показывали ситуацию до и после. Например, произошли изменения в столовой, рядом с ней был поставлен стенд с наглядной демонстрацией преобразований.
Другой наш клиент, использовал для опроса образ рупора. После внесения изменений на все предметы наносились значки с этим рупором и годом опроса. Например, заменили неудобные кресла в колл-центре на комфортабельные, на всех них была соответствующая наклейка. Это сильно повлияло и на вовлеченность сотрудников в опрос в следующем году, в нем приняли участие более 93%.
Если вы проводите опросы раз в год, то рекомендуем присмотреться к нашим рекомендациям. Если же вы применяете пульс-опросы, то так следует сделать перед их первым запуском, но уделить внимание регулярной обратной связи по итогам.
Посмотреть как выглядит пульс-опрос на Telegram можно здесь
Возникли вопросы или хотите провести опрос?
Оставьте заявку прямо сейчас!
Свяжитесь с намиДля того чтобы заказать услугу по проведению опросов