Чек-лист по адаптации удаленного сотрудника

Начальный этап работы задает тон отношениям нового сотрудника в команде, формирует его опыт как участника коллектива. Когда принимаете на работу нового сотрудника, вы хотите поприветствовать его как член команды, дать понять, что цените его мнение, идеи и время. Это стимулирует вовлеченность и мотивацию сотрудников.

На удаленной работе адаптация может проходить иначе, чем в офисе. Но основные цели те же: разъяснить сотруднику его роль, настроить на успех и интегрировать в команду.

Вот эффективный чек-лист, который упростит адаптацию сотрудника на новом рабочем месте.

Подготовьтесь к новому сотруднику:

• подготовьте свою команду: проведите общую встречу, ответьте на вопросы о роли нового коллеги и о том, как его позиция повлияет на роли и обязанности остальных сотрудников. Побеседуйте с каждым сотрудником отдельно, чтобы ответить на все вопросы и решить возможные проблемы;
• установите связи между коллегами: назначьте новичку “напарника”, к которому можно обратиться с вопросом. Это поможет новому сотруднику справиться с освоением новых знаний и наладить отношения в коллективе;
• организуйте рабочее пространство: составьте список всего, что нужно новому сотруднику для работы: документы, контактная информация, доступ к учетным записям и т. д. Обратите внимание на аббревиатуры, сокращения, которые употребляются в рабочих чатах, внутренней переписке — это облегчит новому сотруднику коммуникацию с коллегами и начальством.

Принимайте сотрудника:

• начните со знакомства: поприветствуйте нового сотрудника в первый же день. Сообщите, что готовы ответить на все его вопросы. В процессе адаптации поинтересуйтесь, все ли хорошо у новичка: он должен чувствовать вашу поддержку;
• представьте команде: пусть новый сотрудник встретится с коллективом в менее формальной обстановке (например, во время виртуального перерыва на кофе или обед). Вы также можете организовать индивидуальные встречи новичка с каждым членом команды. Проводите опросы сотрудников. Такой способ взаимодействия поможет отследить настроение и тенденции во взаимоотношениях всех сотрудников;
• завершите знакомство: предложите новому сотруднику поделиться впечатлениями и идеями лично с вами, ответьте на его вопросы, возникшие во время знакомства с коллегами. Проговорите дальнейшие действия, чтобы новичок чувствовал себя готовым погрузиться в работу.

Интегрируйте нового сотрудника в команду:

• проясните требования: как только новый сотрудник приступит к работе, индивидуально побеседуйте о целях развития. Ваши ожидания должны быть ясны вам обоим;
• предложите обратную связь: проведите официальную сессию обратной связи в конце первого месяца работы. Выработайте у нового сотрудника привычку открыто обсуждать рабочие вопросы: от целей до конфликтов в коллективе. Перед разговором попросите новичка подумать о том, что прошло хорошо, а где, по его мнению, нужна поддержка или совет. С его размышлений и начните беседу.
• попросите отзыв: после завершения процесса адаптации поинтересуйтесь мнением нового члена команды. Его идеи могут быть вам полезны, чтобы откорректировать политику по отношению к новым сотрудникам в будущем. Этим вы покажете сотруднику, что цените его вклад в общее дело и сформируете культуру обратной связи в команде. Но с удаленным сотрудником не всегда легко применять политику “открытых дверей”. Поэтому создайте специальное пространство для обратной связи, чтобы поддерживать прозрачные отношения с сотрудниками.

Лучший способ вдохновить и заинтересовать нового сотрудника с самого начала работы в команде — это эффективно его адаптировать. Сверяйтесь с чек-листом каждый раз, когда принимаете нового сотрудника!